Simplificar la administración empresarial de las empresas es una necesidad estratégica para enfrentar los desafíos del entorno empresarial actual y así garantizar su supervivencia y éxito a largo plazo.
Con esta guía, buscamos proporcionar insights prácticos para simplificar la administración de tu negocio, desde la planificación hasta la ejecución, a través de estrategias concretas y el uso de herramientas tecnológicas, como un software administrativo, para optimizar procesos y aumentar la eficiencia.
El primer paso para simplificar la administración de tu negocio es tener objetivos claros y medibles. Establecer metas específicas proporciona una ruta clara para todas las operaciones y decisiones. Cada departamento y empleado debe comprender cómo sus tareas contribuyen al logro de los objetivos generales.
Además, esto facilita medir la efectividad de los procesos, ya que cada acción puede ser evaluada en función de su contribución a los resultados deseados, lo que permite tomar decisiones orientadas a impulsar el progreso del negocio y la adaptabilidad en un entorno empresarial dinámico.
La información es la base principal de cualquier empresa, y su organización eficiente es esencial para su operación. Es por eso que utilizar sistemas de gestión de documentos y bases de datos centralizadas permite un acceso rápido, fácil y seguro, pero también una actualización constante.
Con alguna herramienta de gestión empresarial, como un software administrativo, es posible reunir, en un solo lugar, la información de diversos departamentos, para llevar el control de cada movimiento realizado, como inventarios, seguimiento comercial, facturaciones, incluso realizar reportes con datos útiles.
En la gestión de la contabilidad, existen diversas tareas repetitivas, como la gestión de comprobantes fiscales, el registro de operaciones de compra-venta o la relación de folios fiscales con pólizas. Todas ellas se pueden simplificar al implementar procesos de automatización.
Este hecho tiene como principal ventaja, reducir la carga de trabajo manual y minimizar los errores humanos. Además, permite la generación instantánea de informes estadísticos, para facilitar la toma de decisiones basadas en datos concretos.
Ventajas de la automatización
Te recomendamos elegir un software que se ajuste a las necesidades específicas de tu empresa, capacitar a tu equipo para utilizar el programa de forma efectiva y reevaluar tus procesos regularmente para identificar oportunidades de automatización adicionales.
Otra forma de contribuir a hacer las tareas administrativas más eficientes es mejorar la coordinación entre los equipos y reducir los malentendidos. Para conseguirlo, es necesario establecer canales de comunicación que permitan la transparencia y así conseguir que los procesos se efectúen de manera fluida.
En ese sentido, las herramientas de trabajo colaborativo, los servicios de mensajería instantánea para empresas y las plataformas de gestión de proyectos, mediante protocolos de comunicación claros y concisos, facilitan la comunicación en tiempo real, contribuyen a una mejor organización y mejoran la productividad.
Proporcionar oportunidades de capacitación continua a tu equipo de trabajo, mejora las habilidades de los empleados y también les brinda las herramientas necesarias para ser más eficientes, productivos y que puedan adaptarse a cambios en los procesos y tecnologías que suman competitividad a los negocios.
Esto facilita la administración de un negocio, debido a que se cuenta con un capital humano más colaborativo, con mayor criterio para la toma de decisiones y que entiende la importancia de su trabajo para alcanzar los objetivos de la organización.
Te sugerimos aprovechar las nuevas tecnologías para ofrecer capacitación online a tus colaboradores, así como reconocer y recompensar la disposición de los empleados que participan en programas de capacitación.
Se recomienda realizar evaluaciones regulares de procesos y resultados para identificar áreas de oportunidad, que permitan ajustar las estrategias según sea necesario y, con esto, tomar mejores decisiones para mejorar un negocio, que es uno de los objetivos de una buena gestión administrativa.
En ese sentido, establecer indicadores clave de rendimiento (KPI) y analizarlos periódicamente es una forma de obtener información valiosa sobre el rendimiento general del negocio, para asegurarse de que siempre progresan hacia sus objetivos.
Concentrarse en las competencias centrales de un negocio también es una estrategia recomendable para simplificar la administración. En ese caso, una buena opción es tercerizar las actividades relacionadas, como el soporte técnico. Esto permite a la empresa enfocarse en sus objetivos principales.
Para hacerlo de forma correcta, es necesario evaluar los beneficios y costos de externalizar funciones no principales, elegir proveedores confiables y que tengan experiencia en el área de tu interés y con empresas de tu ramo.
Como vimos, la toma de decisiones, con base en el análisis de la información, es uno de los grandes pilares de una gestión eficiente. Es por eso que es de gran apoyo utilizar herramientas que permitan una visión profunda del rendimiento empresarial, mediante reportes estadísticos para identificar patrones y tendencias.
En ese sentido, un software administrativo y contable, además de ayudarte a automatizar una serie de labores administrativas, tiene la funcionalidad de generar reportes personalizados, con base en la información que se busca analizar.
Ventajas del análisis de datos:
¿Cómo tomar acción?
De forma resumida, los pasos que podrían seguirse son:
Conclusión
Simplificar la administración de un negocio implica una combinación de estrategias efectivas y el aprovechamiento de las herramientas tecnológicas disponibles. La adopción de software administrativo, la automatización de procesos y el uso estratégico de herramientas de análisis de datos son elementos clave para aumentar la eficiencia y la competitividad.
El entorno empresarial está en constante evolución, y aquellos que buscan simplificar la administración de sus negocios deben estar dispuestos a adaptarse y adoptar las últimas tecnologías y prácticas de gestión. Al hacerlo, lograrán una administración más eficiente y estarán mejor posicionados para enfrentar los desafíos del futuro.
Emplear herramientas para modernizar los procesos de tu empresa se traduce en una mayor productividad, eficiencia y rendimiento empresarial.
Por sus características y funcionalidades, estos softwares y plataformas digitales han sido diseñados para agilizar los diversos procesos administrativos y operacionales de las organizaciones, ofreciendo diversos beneficios a todos los miembros implicados en estas labores.
En la infografía Casi la mitad de los empleados están dispuestos a dejar su empleador, elaborada a partir de la Encuesta Global de Actitudes de Beneficios 2022 – América Latina, donde fue incluido México, se expone que el 45 % de los empleados está buscando activamente nuevas oportunidades o se encuentran en riesgo de marcharse.
Esta realidad nos lleva a la necesidad de reflexionar ahora más que nunca sobre la importancia de una gestión inteligente en las organizaciones y que esta debe ir de la mano del uso de herramientas de mejora de procesos operacionales y administrativos.
Al respecto, estas acciones no sólo contribuirán a un ahorro de costos significativo en estos recintos: además puede propiciar que haya una menor tasa de rotación de personal, manteniendo una mayor productividad y eficiencia en las empresas.
Desde automatizar campañas de email marketing en tu correo corporativo, mantener un control de los gastos de viaje de tus empleados o recopilar datos con los que puedas llevar a cabo procesos de toma de decisiones de modo mucho más rápido y efectivo, estas herramientas para la gestión de procesos facilitarán la operatividad de tu organización.
4 herramientas para mejorar la gestión de procesos empresariales
En el artículo ¿Qué dice el último índice de satisfacción laboral en Latinoamérica?, Daniel Colombo expresa lo siguiente:
“Crear mejores condiciones no solamente tiene que ver con lo salarial o la infraestructura, sino con un liderazgo claro, empático y coherente; una excelente comunicación en todas las direcciones; el bienestar como eje de las organizaciones —y bienestar es mucho más que felicidad de cotillón con sus anabólicos más conocidos, como snacks y kits de bienvenida—, y un apoyo permanente lo más personalizado posible”.
De este modo, para fomentar una buena cultura organizacional y mejorar el flujo de trabajo, es vital el uso de herramientas para modernizar los procesos empresariales.
Por otro lado, será necesario acompañar a los colaboradores en el aprendizaje de cómo usarlas para trabajar de manera más sencilla y eficiente.
A continuación, te presentaremos cuatro herramientas para modernizar los procesos que serán muy beneficiosas para tu empresa o negocio:
La relación con los clientes es uno de los aspectos en los que deben enfocarse las empresas y negocios, ya que esto va más allá de generar conversiones por parte de estos usuarios.
Al tener una buena relación y comunicación con estos usuarios, habrá más posibilidades de obtener su fidelización.
De igual modo, se reducirán los gastos de captación de clientes nuevos, pues al contar con estos seguidores de tu marca, podrán promocionarla y convertirse en portavoces de la misma, en vista de que la darán a conocer a sus amigos, familiares e incluso a través de redes sociales.
Según una publicación de Forbes Centroamérica, en un estudio realizado por Martech, se expone el hecho de que las soluciones de Customer Relationship Management (CRM) pueden aumentar los ingresos por vendedor a razón de hasta un 41 % y las ventas un 29 %.
En este informe se estima además que, por cada dólar invertido, se obtendrá un retorno de inversión (ROI) correspondiente a 8.71 dólares de ganancia.
Así pues, HubSpot es un software con el que puedes gestionar la relación con tus clientes y llevar a cabo un seguimiento exhaustivo de los mismos.
Tiene una herramienta de gestión de leads, es decir, de tus prospectos. Se destaca por el hecho de que integra los diferentes puntos de contacto con áreas de organización como las ventas, marketing, operaciones y atención al cliente.
Este software para gestión de procesos de las áreas de marketing y ventas te facilitará las siguientes labores:
La gestión de viajes es uno de los aspectos para los que debes usar herramientas para modernizar tu empresa.
Estos softwares son idóneos para tener un control de los datos reales de los viajes, puesto que te permitirán llevar a cabo un seguimiento de los mismos.
En el artículo Protección de la salud de los trabajadores de la Organización Mundial de la Salud (OMS), se indica que:
“Las buenas condiciones de trabajo pueden proporcionar protección y posición social, oportunidades de desarrollo personal, y protección contra riesgos físicos y psicosociales. También pueden mejorar las relaciones sociales y la autoestima de los empleados y producir efectos positivos para la salud.”
Además de ser uno de los softwares para control de gastos de viaje más confiables del mercado, TravelPerk te permitirá realizar un seguimiento de los viajes de tus colaboradores, contribuyendo a que se sientan más cómodos y seguros durante estos desplazamientos.
Recibirás una sola factura correspondiente a todas tus compras y, además, harás pagos a un solo proveedor, lo que facilitará la gestión económica empresarial.
Asimismo, después de cada reserva recibirás las facturas de forma inmediata, al igual que reportes personalizados en los que se detallarán todos los gastos de viaje.
Esta herramienta de mejoramiento de procesos de gestión de viajes te permitirá llevar a cabo las siguientes acciones:
Disponer de datos y poder comprenderlos, facilita a su vez los procesos de toma de decisiones en una empresa.
En vista de que el business intelligence, como también se conoce a la gestión inteligente, permite que las empresas puedan crecer de manera más acelerada, debes tener en cuenta la importancia de la toma de decisiones basadas en datos.
Así pues, Tableau es una plataforma de análisis de datos muy completa e intuitiva para mejorar procesos en una empresa. Te permitirá usar los datos de tu organización de una manera responsable y tomar decisiones inteligentes con base en estos.
Tiene la particularidad de que se adapta a la arquitectura de cada empresa, de manera que no indica qué nube o fuente de datos debe emplear tu organización.
Para usarla, tienes que conectar los datos y fuentes de la empresa con las aplicaciones empleadas en la actualidad.
Estos datos son íntegros y seguros, de modo que podrás respaldar el acceso a ellos, al igual que utilizarlos en el momento que consideres preciso.
Algunas de las funciones de las que podrás disponer son las siguientes:
La gestión de proyectos es uno de los aspectos esenciales que tiene que ir sobre ruedas en toda organización sin importar su tamaño.
Llevar a cabo estos procesos de una manera rápida y eficiente, te ayudará a tener un mejor control de las diferentes tareas que se llevan a cabo en tu organización y concebir un sistema de gestión en la misma.
En el artículo La salud mental en el trabajo de la OMS, se expone que los entornos de trabajo seguros y sanos no solamente constituyen un derecho fundamental.
A su vez, en la publicación se recalca también que los espacios laborales en esas condiciones ofrecen más probabilidades de que se minimicen las tensiones y los conflictos, mejorando la fidelización del personal, al igual que el rendimiento y la productividad en el trabajo.
De este modo, una de las herramientas para modernizar los procesos de tu empresa y mejorar las condiciones de trabajo de tus empleados es Notion.
Es una plataforma multiuso que en un solo lugar integra proyectos, notas y bases de datos.
En este sentido, ofrece la posibilidad de que los miembros de tu empresa puedan crear, compartir y colaborar en diversos proyectos y tareas.
Puedes integrar Notion con otras herramientas y aplicaciones como hojas de cálculo, calendarios externos, sistemas de gestión de tareas, entre otras.
Entre las labores que podrás hacer con este software de gestión de proyectos, podemos mencionar las siguientes:
Usa herramientas para modernizar los procesos e innovar en tu empresa
El uso de herramientas para modernizar los procesos empresariales te permitirá hacer análisis más eficaces de las diversas actividades que se implementan día a día en estas organizaciones, al igual que los datos que se recopilan y manejan en las mismas.
Esto, a su vez, permitirá mejorar el rendimiento empresarial, además de propiciar un buen clima laboral, puesto que, los diversos colaboradores podrán cumplir sus funciones y asignaciones de forma óptima, centrando sus esfuerzos en aquellas situaciones y eventualidades que representan una mayor prioridad.
Agradecemos que nos hayas acompañado con tu lectura y si quieres conocer más sobre cómo pueden ayudarte estas herramientas a diseñar una metodología de gestión de procesos innovadora y actual, visita sus webs oficiales.
Si no has tomado las mejores decisiones financieras, te decimos qué pasos debes seguir para poder limpiar tu historial en Buró de Crédito y retomar las operaciones crediticias.
Buró de Crédito es una empresa privada, constituida como una Sociedad de Información Crediticia, autorizada por la Secretaría de Hacienda y Crédito Público (SHCP), que proporciona servicios sobre recopilación, manejo y entrega o envío de información relativa al historial crediticio de personas físicas y morales.
Contrario a lo que piensan muchas personas piensan, estar en Buró de Crédito no es algo malo, pues las Sociedades de Información Crediticia (SIC) son tu mejor referente para los otorgantes de créditos, toda vez que atienden solicitudes sobre tu historial, además de tus requerimientos en caso de que desees conocer o tengas dudas respecto al manejo de tus créditos.
Las SIC manejan dos tipos de reportes: el Reporte de Crédito y el Reporte de Crédito Especial, con las siguientes características:
Reporte de Crédito
Contiene el historial crediticio de una persona física o moral (cliente), sin hacer mención de las entidades financieras o empresas comerciales acreedoras (usuario).
Reporte de Crédito Especial
Es el instrumento con el que el buró informa sobre tu historial, pero con un desglose de los productos con los que cuentas, las instituciones, los saldos y el estado en que se encuentran, ya sea cancelado, con pago puntual o atrasado. Incluso en éste aparece cuando fue suspendida la línea de crédito tras llegar a algún acuerdo con el banco para liquidarlo a través de ciertos plazos.
POR: MILENIO
En muchos estados de Estados Unidos, tener un auto es indispensable para trabajar y desplazarse. Una opción es el leasing para autos o car lease. El mismo ofrece un pago mensual menor al de un crédito tradicional para la compra de un vehículo y da la posibilidad de estrenar auto cada cierto tiempo.
¿Qué es el leasing de autos?
Es básicamente rentar un vehículo (la mayoría de las veces nuevo, aunque también puede ser usado) por un tiempo específico, generalmente entre 6 meses y 5 años. Al finalizar este tiempo, se cuenta con la opción de comprar el auto (o de seguir con el lease) por un monto determinado. Este monto se llama valor residual y es el valor del auto al finalizar el contrato.
Con un contrato de leasing es probable que se deba realizar un pago inicial y luego pagar las mensualidades por la duración del contrato. Varias opciones no exigen un pago inicial, pero esto hará que las mensualidades puedan ser mayores.
Con un lease también se paga un interés básicamente sobre el valor que se “presta”, el cual es la diferencia entre el valor actual del vehículo y el valor residual del mismo al expirar el contrato. Este interés usualmente se llama el factor de dinero (money factor) y dependerá en gran medida del puntaje crediticio.
Requisitos del car lease
El car lease tiene requisitos que se deben cumplir para evitar cargos adicionales al final del contrato.
Cargo por millaje: el contrato especificará el límite de millas a recorrer. Si se pasa del límite se cobra una tarifa adicional. Este millaje es de 10.000 millas por año en promedio.
Golpe o abolladura: los golpes en el automóvil pueden obligar a pagar tarifas adicionales o tener que reparar el daño.
Mantenimiento general del auto: usualmente se debe conservar el auto en buenas condiciones y darle mantenimiento regular.
Opciones al finalizar el contrato
– Comprar el vehículo ejecutando la opción de compra por el valor residual.
– Crear un nuevo contrato sobre el mismo vehículo.
– Devolver el vehículo a la entidad financiera dueña del auto.
¿Qué beneficios trae un car lease?
– Si estrenar un auto está dentro de los gustos o prioridades, un lease es una buena manera de tener un nuevo modelo cada 2 o 3 años.
– Con un lease no se tiene que estar pensando en vender el auto o estar encadenado al vencimiento de un préstamo. Muchas personas que compran un auto solo pueden pagarlo después de 4 o 5 años, y para entonces la garantía del fabricante ha expirado, las millas son muchas y las reparaciones también. Esto hace que su venta sea difícil.
– El lease de un auto es más barato que pagar las cuotas de un auto nuevo. Además, en la mayoría de los estados, se pagan impuestos sobre las ventas sólo en los pagos mensuales, no en el precio del vehículo. A nivel de impuestos, también puede tener ventajas en el caso de que se use para un negocio, ya que se pueden tener mayores deducciones que un préstamo tradicional para la adquisición de un auto.
– Por lo general, un automóvil no necesita tanto mantenimiento durante sus primeros 3 años, por lo que no se tendrá que lidiar con reparaciones importantes durante el lease. Además, la mayoría de los car lease duran 3 años o menos, el cual es el periodo típico de duración de las garantías de fábrica para autos nuevos. Esto significa que el auto estará cubierto por la garantía en las reparaciones durante este periodo.
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